Zapewne wielu z Was zastanawia się, czym właściwie jest system IMI — jest to platforma internetowa, która umożliwia przekazywanie wielu informacji między administracjami różnych państw Unii Europejskiej.
Jednym z narzędzi, które udostępnione jest urzędnikom, jest portal umożliwiający zgłaszanie delegowanych kierowców, którzy wykonują przewozy cross-trade lub kabotażowe na obszarze UE.
Od 2 lutego 2022 roku, zgłaszanie kierowców jest jednym z obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach transportowych, którzy wysyłają swoich pracowników za granicę. Związane jest to oczywiście z wejściem w życie przepisów Pakietu Mobilności.
Warto także podkreślić, że platforma nie powstała wyłącznie po to, aby rejestrować kierowców delegowanych do przewozów międzynarodowych. Dane, które znajdują się w systemie, pomagają również w przeprowadzaniu kontroli dotyczących prawidłowego naliczania stawek.
Wielu właścicieli firm, nadal ma pewne wątpliwości związane ze zgłaszaniem kierowców. Eksperci zapewniają, że program jest łatwy w obsłudze, jednak warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy, aby nie popełnić błędu podczas rejestracji.
Rejestracja w IMI — czy aby na pewno?
W mediach pojawiły się mylące informację, które spowodowały, że duża część przewoźników błędnie uważała, że musi zalogować się do systemu IMI, jeśli wykonuje przewozy międzynarodowe.
Tak naprawdę przedsiębiorcy z branży TSL muszą zalogować się na platformie postingdeclaration.eu, która powiązana jest z aplikacją IMI pozwalającą na delegowanie kierowców.
Ekspert ds. Analiz i Rozliczeń z Grupy Inelo, Bartłomiej Zgudziak podkreśla, że są to platformy, które skierowane są do dwóch różnych odbiorców. Na stronie postingdeclaration.eu, przedsiębiorca musi oddelegować swojego kierowcę, aby urzędnicy z odpowiednich krajów, mogli mieć wgląd do dokumentacji.
Czy oddelegowanie pracownika zawsze jest konieczne?
Oczywiście wystawianie delegacji w przypadku przewozów kabotażowych i cross-trade jest obowiązkowe dla państw należących do UE. Eksperci zaznaczają jednak, że jedynym wyjątkiem jest Francja, w której nadal obowiązuje dotychczasowy system SIPSI.
Czy forma zatrudnienia ma znaczenie?
Jedną z informacji, jaką musi podać przedsiębiorca, jest przedstawienie danych umowy swojego pracownika. Eksperci z Grupy Inelo dodają, że wysłanie pracownika za granicę jest możliwe wyłącznie przy zatrudnieniu opartym na umowie o pracę.
W sytuacji realizacji przewozów kabotażowych lub cross-trade na zlecenie, lub przez kierowców samozatrudnionych współpraca nie ma umocowania prawnego.
Bartłomiej Zgudziak podkreśla, że przy regularnych współpracach zleceniowych występuje ryzyko zakwestionowania tej umowy przez odpowiednie organy, dlatego zaznacza, że czasami warto rozważyć zawarcie umowy o pracę. Taka umowa daje większe możliwości na otrzymanie ulg ZUS i PIT, podczas gdy przy umowie zlecenie można liczyć wyłącznie na ulgi ZUS.
Obowiązkowe dokumenty w transporcie międzynarodowym
O tym, jakie dokumenty powinien mieć przy sobie kierowca, mówią przepisy Pakietu Mobilności.
Zgodnie z nimi kierowcy realizujący międzynarodowe przewozy kabotażowe lub cross-trade, zobowiązani są do posiadania duplikatu zgłoszenia delegowania, które zostało złożone przez system IMI. Warto podkreślić, że może ono być w formie papierowej lub elektronicznej.
Innym obowiązkowym dokumentem jest wypełniony list przewozowy, a także zapisy z tachografu.
Zgudziak dodaje, że przewoźnik może zostać wezwany do przedstawienia innych dokumentów, takich jak: dowód wypłaty wynagrodzenia, pasek pensji lub umowy. Oczywiście przedstawienie powyższych dokumentów odbywać się będzie za pośrednictwem platformy IMI.
Kto kontroluje pracowników delegowanych?
O to, jaki organ odpowiada za przeprowadzanie kontroli kierowcy związanej z posiadaniem odpowiedniej deklaracji delegowania, zależne jest tak naprawdę od kraju.
U naszego zachodniego sąsiada jest to Urząd Celny, we Francji służby, których zakres działań odpowiada polskiej Państwowej Inspekcji Pracy, natomiast w Austrii jest to Policja Finansowa.
Jeśli chodzi o mandaty za brak zgłoszenia kierowcy, to ich wysokość również zależy od państwa, w którym się znajdujemy.
Bartłomiej Zgudziak informuje, że we Francji kara wynosi 750 euro, w Austrii waha się między 1 tys. a nawet 5 tys. euro. Najwyższe mandaty można zapłacić w Niemczech, gdzie mogą wynieść aż 30 tys. euro.
Biorąc pod uwagę wszystkie te kwoty, można przyjąć, że przeciętny mandat ma wysokość 1 tys. euro, co przy większej liczbie może znacznie obciążyć budżet firmy.
