Wprowadzanie automatycznych rozwiązań w branży transportu ciężkiego, pozwala na zwiększenie efektywności pracy, a także na zoptymalizowanie czasu przeznaczonego na wykonanie pracy przewoźników, czy spedytorów.
Nowoczesna technologia TMS, czyli Transport Management System, jest dedykowana firmom transportowym, aby móc skutecznie planować i rozliczać wszelkie zlecenia przewozowe. System pomaga znacznie uporządkować pracę w firmie, co później przekłada się na spore oszczędności.
Czym jest oprogramowanie TMS?
Zaawansowane oprogramowanie TMS ułatwia zarządzanie przewozami krajowymi oraz międzynarodowymi. Technologia może zautomatyzować zadania, które są związane z realizacją zleceń i regularnie się powtarzają.
Ważną zaletą tego systemu jest to, że wszelkie informacje, które dotyczą floty transportowej, ładunków, a także kierowców i klientów, znajdują się w jednym miejscu. Takie rozwiązanie pozwala na znaczne ograniczenie błędów, które mogą występować w tradycyjnych metodach pracy.
Program TMS stał się ogromnym wsparciem dla firm transportowych, wpływa na wzrost poziomu jakości pracy, a także umożliwia automatyzację zadań. Do jednych z najważniejszych korzyści należy m.in.: automatyczna obsługa zleceń, generowanie faktur, nadzór terminów płatności, kontrola pojazdów i realizacji zadań, a także wykrywanie zagrożeń.
Na co warto zwrócić uwagę podczas poszukiwań systemu TMS
Przy wyborze dostawcy oprogramowania, warto sprawdzić, czy wpłyną one na opłacalność inwestycji. Podczas poszukiwań warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które przedstawimy poniżej.
1. Stacjonarny czy w chmurze?
Obecnie, dostępne są dwa typy systemu: stacjonarny i w chmurze. W przypadku wyboru pierwszego typu, po instalacji, dostęp będzie możliwy wyłącznie z komputera użytkownika. Do zalet tego rozwiązania bez wątpienia należy kontrola nad przeprowadzanymi aktualizacjami, a także określanie częstotliwości i zakresu danych do tworzenia kopii zapasowych.
W przypadku wyboru drugiej opcji dostęp do systemu możliwy jest przez łącze internetowe, a wszystkie informacje przechowywane są w chmurze. TMS online cieszy się sporą popularnością i powoli staje się standardem.
Ten typ oprogramowania nie wymaga instalowania, a dostęp można uzyskać z każdego miejsca na świecie. Do innych korzyści należy znacznie większa przestrzeń do przechowywania danych oraz możliwość dostępu za pomocą komputera lub innego urządzenia mobilnego jak np. smartfon.
2. Z płatną licencją albo w systemie abonamentowym
Podczas wyboru programu TMS należy zastanowić się, czy zakup produktu będzie przez płatną licencję, czy płatność abonamentową. Trzeba przemyśleć, które z tych rozwiązań będzie korzystniejsze. Warto wspomnieć, że w przypadku pierwszej opcji poza jednorazową opłatą, często występują inne np. za instalację, czy dodatkowe aktualizacje.
Drugie rozwiązanie jest bardziej elastyczne. Należy jednak pamiętać, że bez względu na wybraną opcję, należy zapoznać się z regulaminem, który powinien zawierać zasady płatności.
3. TMS online i bezpieczeństwo danych
Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, system TMS online staje się coraz bardziej powszechny, jednak nasuwa się pytanie: czy przechowywane w chmurze dane są na pewno bezpieczne?
W tej sytuacji warto zapytać, jakie dodatkowe standardy bezpieczeństwa zapewnia dany operator. Ważne, aby wsparcie techniczne udzieliło niezbędnych informacji dotyczących opieki, narzędzi zabezpieczających, odporności na awarię oraz w jaki sposób są chronione dane.
4. Integracja z zewnętrznymi systemami
Ważne, aby system miał możliwość współpracy z innymi systemami, co w znaczący sposób wpłynie na automatyzację pracy w całej firmie bez względu na jej wielkość.
Z pewnością współpraca doskonale sprawdzi się z programem księgowym, która umożliwia automatyczne generowanie faktur i płatności po zakończonym zleceniu. Integracja z innymi systemami korzystnie wpływa na przepływ informacji w firmie, dlatego warto dowiedzieć się, czy dostawca może to zapewnić.
5. TMS, a wdrożenie dedykowanych funkcji
W związku z dużą dynamiką rozwoju branży transportowej, ważne jest, aby istniała możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcje. Większość dostawców oprogramowania TMS ma w swojej ofercie pakiety podstawowe i rozszerzone.
W przypadku dużych firm, realizujących zlecenia międzynarodowe, poza wyborem pakietu rozszerzonego konieczne będzie wprowadzenie dodatkowych funkcji, dlatego warto zwrócić uwagę, czy wybrany dostawca oferuje takie rozwiązania.
